Как зарегистрировать онлайн-кассу (ККТ) в налоговой: пошаговая инструкция

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как зарегистрировать онлайн-кассу (ККТ) в налоговой: пошаговая инструкция». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Кассовая дисциплина — это соблюдение юрлицами и ИП законодательных требований по ведению наличных денежных расчетов. Это касается всех видов приходно-расходных операций с наличкой. Например, выдачи зарплаты, расчетов с подотчетными лицами, передачи выручки инкассаторам.

Документы, которые больше не нужно заполнять

К ним относятся:

• акт о переводе показаний суммирующих денежных счётчиков на нули и регистрации контрольных счётчиков ККМ (форма № КМ-1);

• акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счётчиков при сдаче (отправке) ККМ в ремонт и при возвращении её в организацию (форма № КМ-2);

• акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (форма № КМ-3);

• журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4);

• журнал регистрации показаний, суммирующих денежных и контрольных счётчиков ККМ, работающих без кассира-операциониста (форма № КМ-5);

• справка-отчёт кассира-операциониста (форма № КМ-6);

• сведения о показаниях счётчиков ККМ и выручке организации (форма № КМ-7);

• журнал учёта вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ (форма № КМ-8);

• акт о проверке наличных денежных средств кассы (форма № КМ-9).

Получение наличных в кассу

Основание приема денег в кассу — приходный кассовый ордер.

Алгоритм действий кассира следующий:

1. Проверить ПКО: наличие подписей бухгалтера и руководителя, их соответствие образцу, корректность сумм цифрами и прописью.
2. Поверить дополнительные подтверждающие документы, если они указаны в ордере.
3. Пересчитать внесенные деньги и сверить полученную сумму с документом. Важно, чтобы у человека, который вносит наличность в кассу, была возможность наблюдать за действиями кассира.
4. Параллельно проверить платежеспособность банкнот. Задача кассира — проверить их подлинность и не принимать в кассу купюры, утраченные на 60% и более, так как их невозможно обменять по номиналу.
5. Если сумма внесенных средств совпадает с указанной в ПКО, поставить подпись и печать на основной части ордера и квитанции, затем — выдать квитанцию тому, кто внес денежные средства.
6. Отразить в кассовой книге информацию о принятых денежных средствах.
7. Сформировать с помощью кассового аппарата отчет о закрытии смены, оформить приходный кассовый ордер на выручку и другие поступления в кассу.
8. Передать кассовые документы бухгалтеру.

Перерегистрация, отмена регистрации и снятие с учета кассового аппарата: краткий алгоритм действий

Прежде всего, стоит упомянуть о том, что кассовый аппарат (PPO) – это важнейший элемент торговой деятельности, на приобретение которого бизнесменам приходится потратиться. Поэтому неудивительно, что у некоторых из них возникает логический вопрос: возможно ли эксплуатировать контрольно-кассовый модуль (ККМ) в ином месте торговли, нежели отмечено в регистрационном свидетельстве? Если да, то, что для этого нужно?

Первое, что необходимо сделать для того, чтобы появилась возможность применять кассовый аппарат в другой хозяйственной единице (торговой точке), – так это перерегистрировать его. Для этого необходимо подать в ГФС следующие документы:

• регистрационное заявление с отметкой «Перерегистрация»;
• регистрационное свидетельство.

На их основании ответственное лицо контролирующего органа осуществляет перерегистрацию PPO путем внесения соответствующих изменений в программное обеспечение. Эта процедура занимает не более двух рабочих дней с момента подачи документов. Спустя это время субъект хозяйствования получает новое регистрационное свидетельство.

Впрочем, для перерегистрации кассового аппарата есть и другие основания. В частности такие:

• изменение данных о субъекте хозяйствования, указанных в регистрационном удостоверении. А именно: налогового номера, серии и номера паспорта, наименования и сферы эксплуатации PPO;
• выявление расхождений или ошибок в записях регистрационного свидетельства;
• потеря регистрационного документа или его непригодность для дальнейшего использования.

Во всех этих случаях субъект хозяйствования или его представитель в течение пяти рабочих дней должен обратиться в контролирующий орган с заявлением о перерегистрации кассового аппарата.

Что касается снятия с регистрации контрольно-кассового модуля (ККМ), то «поводов» для этого может быть несколько:

• в добровольном порядке – скажем, если возникло желание прекратить бизнес или изменить направление деятельности (например, при переходе на 1 группу единого налога, когда кассовый аппарат не нужен). Другой вариант: смена владельца PPO. Кража агрегата – еще одно основание для отмены его регистрации (в этом случае вместе с заявлением в ГНС предоставляется копия протокола с полиции);
• принудительное снятие с учета кассового модуля сотрудниками фискального органа. Это случается если: истек срок службы или период эксплуатации PPO, указанный в паспорте; было установлено, что конструкция кассового аппарата или его программное обеспечение не соответствует представленной модификации; было выявлено, что регистратор расчетных операций используется в сфере, не предусмотренной государственным реестром для этой модели.

Нет времени на изучение всех тонкостей, связанных с постановкой на учет кассового аппарата? Наши специалисты всегда готовы прийти на помощь, предлагая вам услугу регистрации PPO «под ключ».

Расчеты с покупателями при использовании контрольно-кассовой техники

Расчеты с покупателями могут осуществляться в наличной или безналичной форме.

При осуществлении расчетов кассир обязан:

• получить от покупателей (клиентов) деньги за товары или оказанные услуги согласно сумме, называемой покупателем (клиентом), обозначенной в прейскуранте на оказываемые услуги, ценнике на продаваемый товар;
• четко назвать сумму полученных денег и положить эти деньги отдельно на виду у покупателя (клиента);
• напечатать чек с использованием ККТ;
• назвать сумму причитающейся сдачи и выдать ее покупателю (клиенту) вместе с чеком (при этом бумажные купюры и разменную монету выдать одновременно).

Преимущества онлайн-кассы

Среди преимуществ использования онлайн-касс:

1. Быстрая передача данных: касса отправляет данные в ОФД и получает подтверждение операции всего за 3 секунды;
2. Прозрачность расчётов: клиент может проверить любой чек по QR-коду

или фискальному признаку и сумме;

3. Защита информации: фискальные данные хранятся на защищенном накопителе, их невозможно скорректировать;
4. Упрощенная процедура подключения: можно зарегистрировать ККТ удалённо, некоторые современные модели продаются с предустановленным кассовым ПО;
5. Управление бизнес-процессами: многие ОФД предлагают инструменты для автоматизации бизнеса в личном кабинете пользователя. Функционал «умных» касс можно расширить приложениями из маркетплейса устройства.

Всегда ли это требуется

Да, если вы приобрели соответствующее оборудование и собираетесь его использовать, то автоматически подпадаете под действие ФЗ № 54, последняя редакция которого проводилась 08 марта 2015 года. В соответствии с законом вы просто обязаны поставить купленную машину на учет, чтобы в дальнейшем легально ее использовать.

Поэтому вопрос стоит лишь в том, как нужно регистрировать кассовый аппарат в налоговой, и в каком формате это осуществить, а не в том, делать ли вообще.

Важный совет: если характер деятельности позволяет работать без рассматриваемого устройства, то вместо него лучше сразу заказать ЧМП. На практике печатание чеков окажется менее затратным, ведь не придется тратиться на техническое обслуживание, на замену ЭКЛЗ через каждые тринадцать месяцев, на ежеквартальное опломбирование, на регулярное освидетельствование. Все это выливается в сумму до 20 тысяч рублей ежегодно.

Причины отказа в постановке оборудования на учет

В абсолютном большинстве случаев они заключаются в рядовых нарушениях: допустим, не выдержан порядок регистрации кассового аппарата (ККМ, ККТ) в налоговых органах или не соблюдены сроки подачи документов, или предоставлены не все бумаги. Именно поэтому стоит очень внимательно относиться к вопросам заполнения полей и проверять, что вы вписываете и подаете, прежде чем жать на кнопки.

Кроме того, в ряде ситуаций ФНС может снять прибор с учета. Это происходит при закрытии юрлица, при его переоформлении, при переходе на обслуживание в другую инспекцию (это называется «смена местонахождения»). Все подобные процедуры стандартные, проводятся достаточно быстро и не доставляют пользователям особых хлопот.

Какие документы нужны для регистрации онлайн-кассы

Чтобы зарегистрировать онлайн-кассу, нужно направить в налоговые органы заявление. Согласно закону 54-ФЗ заявление о регистрации ККТ должно содержать следующие реквизиты:

• наименование пользователя (полное наименование организации или полные фамилия, имя, отчество (при наличии) индивидуального предпринимателя);
• ИНН;
• адрес и место установки кассового аппарата;
• заводской номер и модель ККТ;
• заводской номер и модель фискального накопителя.

В заявление в зависимости от планируемого направления использования онлайн-кассы вносятся дополнительные данные, например, если будут производиться интернет-платежи, то в строке «Адрес» нужно указать адрес сайта. Заполняются соответствующие строки:

• при применении в составе автоматического устройства;
• при использовании платежным агентом;
• при проведении расчетов в интернете;
• при разносной, развозной продаже;
• при применении только для распечатки бланков строгой отчетности.

В каких случаях требуется перерегистрация

По 54-ФЗ перерегистрация кассы необходима при:

• смене юридического адреса юрлица, зарегистрировавшего ККТ по этому адресу;
• переезде торговой точки в новое здание с изменением адреса
• передаче ККТ из одного филиала в другой.

Если использовать одну кассу в разных торговых точках по разным адресам, ее необходимо перерегистрировать каждый раз. Поэтому проще купить несколько касс и установить их в нескольких точках продаж.

Для перерегистрации потребуются:

• квалифицированная электронная подпись, оформленная на имя директора юридического лица или ИП, которое подает заявление на перерегистрацию ККТ;
• касса, подключенная к интернету.

Убедитесь, что на ПК установлены драйверы для носителей электронной подписи и СКЗИ. Для юридических лиц и ИП порядок перерегистрации отличается.​

1. В личном кабинете налогоплательщика перейдите в раздел «Учет контрольно-кассовой техники».
2. В списке найдите ККТ, которую нужно перерегистрировать, и нажмите ее регистрационный номер (РН ККТ).
3. В открывшемся окне выберите «Перерегистрировать».
4. Выберите причину перерегистрации, укажите новые сведения о ККТ. Если причина перерегистрации «замена ФН», укажите сведения из отчета о закрытии архива предыдущего накопителя и из отчета об изменениях параметров регистрации.

На заметку!

Важно правильно указать все сведения о ККТ. Закон квалифицирует ошибки как «передачу в ФНС заведомо ложных сведений», а это грозит административным штрафом.

1. Нажмите «Подписать и отправить».
2. Убедитесь, что статус ККТ изменился на «ККТ перерегистрирована».

Касса перерегистрирована. Если вы перерегистрировали кассу из-за смены адреса, перенесите ККТ в другую точку продаж.

Как получить допуск к работе с кассовым аппаратом?

К сотрудникам, которые планируют работать кассирами предъявляются следующие требования:

1. Обязательное знание типовых правил эксплуатации кассового оборудования, которые утверждены Минфином РФ (№104 от 30.08.1993). Однако следует отметить, что под юрисдикцию этого документа не попадают современные онлайн-кассы. Использование инновационной техники регламентируется Законом № 54-ФЗ и нормативными актами, которые были приняты с целью его исполнения. Несмотря на то, что в них нет точного определения типовых правил работы с кассовым аппаратом, кассир при расчетах с покупателем должен руководствоваться сбалансированной структурой и проработанной логикой. В некоторых предприятиях на основе типовых правил разработан локальный регламент работы кассира с онлайн-кассой, с которым новому работнику следует ознакомиться перед тем, как заступить на смену.
2. Заключение с работодателем соглашения о полной материальной ответственности. Договор такого типа может быть подписан только совершеннолетним претендентом на должность кассира. При осуществлении трудовых обязанностей без подписания соглашения сотрудник в любой момент может отказаться от материальной ответственности, так как это изначально не было указано в контракте. В ряде некоторых трудовых договоров можно встретить пункт, обязующий работника подписывать соглашения о полной материальной ответственности при возникновении такой необходимости. При отказе сотрудника от подписания документов к нему могут применяться дисциплинарные взыскания, которые могут стать причиной увольнения.

Если материальный договор не был подписан, и возник инцидент с кассой, то компенсация ущерба сотрудником будет ограниченной. Согласно ст. 241 ТК РФ с работника нельзя будет удержать сумму, превышающую размер его среднемесячного заработка. Полная материальная ответственность по закону может наступить только в следующих случаях:

a. Когда в соответствии с законодательными актами на сотрудника возложена материальная ответственность в полном объеме за ущерб, который был нанесен работодателю во время исполнения трудовых обязанностей.
b. При обнаружении недостачи ценностей, которые были вверены работнику на основании дополнительного письменного соглашения либо другого подобного документа.
c. При доказательстве умышленного причинения ущерба.
d. В случае, когда ущерб был нанесен работником в состоянии любого токсического опьянения, в том числе наркотического или алкогольного.
e. Если причинение ущерба стало результатом преступных действий сотрудника, которые подтверждены решением суда.
f. В случае, когда к ущербу привело административное правонарушение, доказанное государственными органами.
g. При разглашении сведений, которые представляют собой охраняемую законом тайну (коммерческую, служебную или государственную).
h. Когда к причинению ущерба привели действия работника, совершенные не при исполнении трудовых обязанностей.

3. Знание инструкции кассира, в которой говорится, как работать с онлайн-кассой определенной модели. Современные онлайн-кассы представляют собой инновационные техническое решения.

Большинство аспектов применения такого оборудования достаточно унифицировано, но при эксплуатации каждого аппарата могут возникнуть определенные нюансы. Перед тем как приступить к приему платежей с ними нужно детально ознакомиться, изучив инструкцию, которая идет в комплекте с онлайн-кассой.

Очень часто в обязанности кассира, согласно трудовому договору, входит мониторинг кассового оборудования и слежение за соблюдением его эксплуатации. В сферу материальной ответственности сотрудника также в большинстве случаев входит обеспечение сохранности кассового аппарата с учетом установленных правил эксплуатации.

Кассиру следует помнить, что существует ряд запрещающих действий, перечень которых прописан в нормативных актах. Это может быть:

• запрет на открытие корпуса кассового аппарата;
• запрет на применения химических веществ для очистки тех или иных элементов кассы;
• запрет на любое воздействие на печатающую головку в термопринтере;
• запрет на допуск к использованию онлайн-кассы неустановленных лиц;
• запрет на оставление кассового оборудования без присмотра кассира.

Что такое признак расчета

Признак расчета – это реквизит, который может отражать следующую информацию:

1. Если выбирается признак «приход», то он отражает факт получения денежных средств за товар или услугу от покупателя. Это операция чаще всего осуществляется при взаимодействии покупателя с кассиром. Она подтверждает факт оплаты.
2. Когда выбирается признак «возврат прихода», денежные средства возвращаются клиенту за возвращенный товар. Возврат чаще всего произаодчт, если товар не подошел по размеру или оказался ненадлежащего качества.
3. Признак «расход» следует выбирать кассиру, когда магазин что-то покупает у физических лиц, к примеру, фермерскую продукцию.
4. Признак «возврат расхода» означает, что посетитель вернул в магазин ранее полученную наличность. Такой реквизит в фискальном чеке можно увидеть, когда приобретенный у физического лица товар магазин возвращает обратно.

Следует отметить, что реквизит «признак расчета» является обязательным для отражения в фискальном чеке как в бумажной, так и в электронной форме. Обеспечение этого требование не всегда входит в компетенцию кассира, поскольку за алгоритмы проставления реквизитов чаще всего отвечает программист или другой специалист с соответствующей спецификацией.

Актуально ли применение кассовой книги и ордеров?

К традиционной категории документов, которые ведутся при работе с ККТ – кассовая книга, приходные и расходные ордера. Для того чтобы разобраться в вопросе актуальности их применения, можно обратиться к Указанию Банка России от 11.03.2014 № 3210-У.

В этом утвержденном нормативном документе всем предприятиям, которые осуществляют кассовые операции, предписано пользоваться двумя видами ордеров и заносить всю информацию о движении денежных средств в кассовую книгу. Это необходимо делать при любых операциях, предусматривающих оборот наличности через кассу хозяйствующего субъекта. Правило обязательно соблюдать даже в том случае, если рабочее место кассира оснащено современным оборудованием, которое автоматически передает все данные по операциям в налоговую через оператора фискальных данных.

В организациях должны использоваться унифицированные формы ПКО, РКО и кассовой книги, который были утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88.

В отличие от крупных компаний, индивидуальные предприниматели освобождены от этой обязанности и могут не заполнять кассовую книгу и соответствующие ордера. Однако они все же обязаны вести книгу учета доходов и расходов. Это аналог кассовой книги, в которой отражаются все операции по выдаче и приему наличности. Если ИП использует для ведения своей деятельности онлайн-кассу, то ему нужно заполнять книгу ежедневно, иначе – по мере поступления денежных средств.

Чаще всего на практике ПКО и РКО заполняются предпринимателями в конце рабочего дня. Кассир после закрытия смены заполняет приходные и расходные кассовые ордера, а также кассовую книгу по данным распечатанного Z-отчета.

Кассиру, который работает с онлайн-кассой, нужно помнить, что при заполнении приходного ордера следует:

• Оформлять такое количество ПКО, сколько разновидностей кассовых операций отражено в отчете, сформированном при закрытии смены. При этом следует обращать внимание на реквизиты «признак способа расчета» и «признак счета». Таким образом для операций, в которых отражена оплата полной стоимости товаров, нужно заполнять один ордер, а для авансов – другой.
• Если в течение смены был оформлен возврат товара и в фискальном документе отразился признак «возврат прихода», расходный ордер не заполняется. Однако возврат средств клиенту обязательно должен быть отражен в кассовых документах. Для этого составляется приходный ордер, уменьшенный на сумму возврата.

Приступая к работе с онлайн-кассой в крупной торговой организации, кассир должен помнить, что остаток наличности в кассе не должен превышать лимит, установленный руководством организации. В кассах небольших торговых точек и ИП может оставаться любая сумма наличных денежных средств.

Нужен ли журнал кассира-операциониста?

Журнал кассира-операциониста является регистрационным журналом, в который вносится информация о состоянии счетчиков ККТ и сумме выручки с указанием способа оплаты.

До ввода в работу кассовой техники нового поколения журнал кассира-операциониста являлся обязательным к заполнению. С введением касс нового поколения у предпринимателей появилась возможность избавить своих сотрудников от заполнения журнала. Однако единого мнения о необходимости на сегодняшний день нет.

Согласно письма Минфина от 04.04.2017 № 03-01-15/19821 журнал не является обязательным к заполнению, так как данные, вносимые в него, присутствуют в отчетах, передаваемых ОФД.

Однако, согласно п. 72 Административного регламента по Приказу Минфина России от 29.06.2012 № 94н представители налоговой службы обязаны заверять журналы кассира-операциониста при возникновении подобной необходимости.

Кроме того, наличие подобного вида учета денежных средств рекомендовано п. 6 Методических рекомендаций от 18.08.1993 года.

Исходя из информации, указанной выше применение журнала кассира-операциониста (при условии работы с онлайн-ККТ) не установлено законодательно. Однако, также не запрещает ведение журнала предпринимателями в целях контроля выручки.

Что такое кассовая дисциплина?

Это совокупность правил оформления кассовых операций. В них описано то как вы должны принимать, хранить и выдавать наличные деньги. Очень важно в данном вопросе не путать такие понятия, как «касса» и «кассовый аппарат».

---

Кассовый аппарат (ККМ, ККТ, онлайн-касса) – это устройство, с помощью которого производится прием от клиентов за товары или услуги наличных денежных средств. Данная операция фиксируется для последующей передачи в ФНС, а клиенту выдается фискальный чек.

Касса предприятия (операционная касса) – это учет всех действий в компании, которые касаются наличных денег. Деньги, принятые с помощью ККМ, также сдаются в общую кассу организации. Затем эти деньги либо оформляются для произведения наличных расходов, либо инкассируются в обслуживающий банк для зачисления на расчетный счет. В кассе хранятся физически деньги фирмы и все, что с ними происходит, должно подтверждаться соответствующими документами. Это и называется кассовой дисциплиной.

---

В общем и целом, при ведении кассовой дисциплины нужно опираться на следующие принципы:

1. Все действия с наличными деньгами должны оформляться документально.
2. Важно строго следить за соблюдением лимита кассы.
3. При выдаче денег на любые нужды в обязательном порядке должны выдаваться соответствующие документы.
4. Нельзя превышать ограничение на наличные расчеты между двумя субъектами предпринимательства, на сегодняшний день эта сумма не должна превышать 100 тысяч рублей на один договор.

Отчет о текущем состоянии расчетов и Х-отчет на онлайн-кассе

В любой момент кассир может снять на онлайн-кассе отчет о текущем состоянии расчетов (не равнозначен Х-отчету). Он позволяет выяснить, какие фискальные документы и в каком количестве не поступили ОФД, время прекращения информационного обмена. Это важно, если фискальные данные ККТ не отправляла оператору дольше 30 дней. В таком случае касса блокируется, и для дальнейшей работы требуется подключение к интернету для выгрузки документов.

Отчет о текущем состоянии расчетов можно снимать много раз в течение смены. Он не обнуляет итоги, выполняет лишь информационную функцию. Его реквизиты представлены в табл. №№ 19, 57, 95 (в зависимости от используемого ФФД) Приказа.

Принципы и этапы работы с автономными кассовыми машинами

Разберём поэтапно осуществление кассовых операций на примере KKT Атол 90ф. Эта недорогая кассовая машина чаще всего устанавливается в некрупных розничных торговых точках, с маленькой базой товарной номенклатуры. Сопряжение с ЕГАИС налаживает сотрудник отдела технического обслуживания.

Этапы работы на KKM Атол 90ф.

Установка чековой ленты. Поднимите крышку принтера, и установите катушку с бумагой так, чтобы лента шла из-под рулона, опустите крышку принтера.

Включение. Активируйте кассовый аппарат, удерживая кнопку [PE], пока не раздастся звуковой сигнал.

Добавление товарной базы. В тех случаях, когда организация осуществляет реализацию товаров или услуг по зафиксированной цене, существует возможность записать на устройство наименование и стоимость продукции. Когда цена не постоянна, лучше завести в базу только название.

Открытие смены. Это основная программная операция, осуществляется стандартной последовательностью кнопок. Для этого на включённой кассе введите следующую комбинацию: 1-3-0-ИТ(2 раза). После того, как на дисплее высветится [0000], устройство распечатает X-отчёт.

Реализация товара за наличную оплату. Наберите числовой номер, под которым товар числится в базе KKM, нажмите на кнопку [X], внесите количество позиций, нажмите кнопку [BB] (2 раза), для добавления следующего товара повторите процедуру, для вывода итогового чека нажмите кнопку [ИТ].

Возврат. Перед тем как начать оформлять возврат товара проверьте, чтобы на текущей смене было реализовано товара на сумму, не меньше суммы возврата. Дважды нажмите кнопку [X], затем [BB] и введите числовой номер, под которым товар числится в базе KKM, дважды нажмите [BB] и один раз [ИТ]. Для возврата к функции реализации товара, нажмите кнопку [X], а затем [BB].

Безналичный расчёт. Наберите числовой номер, под которым товар числится в базе KKM, нажмите на кнопку [X], внесите количество позиций, нажмите кнопку [BB] (2 раза), для добавления следующего товара повторите процедуру, для выпуска итогового чека нажмите [ПС], а затем [00].

Закрытие смены. Для завершения смены нажмите следующую последовательность: [PE]→[3]→[3]→[0]→[ИТ]→[2]. В выпущенном отчёте отражено: сумма поступивших за день наличных и безналичных средств, сколько фискальных документов создано и перенаправлено оператору фискальных данных. Когда касса выпустит Z-отчёт, нажмите кнопку [PE].

Выключение кассовой машины. Удерживайте кнопку [C], до того момента пока дисплей не погаснет.

Похожие записи:

• Нежилое помещение в многоквартирном доме
• Как проиндексируют возмещение вреда чернобыльцам в 2023 году
• Военные пенсии с 1 апреля 2023 года: кому и сколько положено (таблицы)